仕事を楽しくする 80:20の法則 優先順位の4ステップ

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今回のテーマは「80:20の法則」です。

 

「80:20の法則」とは、

結果の80%は、原因の20%から生まれる。

 

従って、常に重要な箇所は20%に過ぎず、

それを見極めて集中的に投入することです。

 

あなたが成し遂げる仕事の80%は、

費やした時間の20%から生まれます。

 

ということは、

最も価値ある業務を発見し、

そこに集中できれば、同じ時間で成果を

劇的に向上できるということになります。

 

 

「二度測って、一度で切る」という諺通り、

20%の時間を使って考え80%の時間せっせと

汗を流して働くよりも80%の時間を使って

考え20%の時間働いたほうが作業効率向上に

つながるかもしれません。

 

 

ここで、20%に該当する優先順位の高い仕事

をどうやって見つけるのかが問題となります。

そこで、キーワードは「重要度」です。

 

 

重要な仕事とは、それを仕上げることで

何らかの価値を生む仕事です。

 

ここで気をつけたい、優先順位を狂わせる

「緊急」というキーワード。

 

「緊急」とは、すぐに対応しなければなら

ないように見えるもの、

「今すぐ」と私たちに働きかけてくるもの、

即時の対応を要求するものなどです。

 

『緊急事項』は、私たちに、突然

いつ何時も向こうからやってきます。

 

緊急だということに惑わされてしまい、

何が重要なのか忘れてしまうことがあります。

 

では、

具体的な、優先順位のつけ方について、

 

①重要かつ緊急なこと

やることに重要な意味があるもので、

逆にやらないと大きな損失が生じることに

なる「問題」や「危機」とでもいうべき

事柄が多くを占める領域です。

 

非効率な作業を余儀なくされることが多く、

精神的にもひどく疲れるが、すぐに対応する

べきなので、優先順位は1位となります。

 

この領域のことが多い人の特徴としては、

「問題や課題を先送りしてしまうこと」が

原因として挙げられます。

 

 

②重要であるが、緊急でないこと

内容としては「将来への投資」や

「問題を未然に防ぐ予防活動」です。

 

具体例としては、勉強、自己啓発、

健康の維持、1年の目標計画、

人脈作りなどです。

 

まず、これら「緊急でない重要事項」を

具体的に「やることリスト」として手帳

などに書き出すこと。

 

そして、

それらに日付と時刻を定めて手帳

の日程欄にスケジュールとして

記入することです。

 

③緊急だが重要でないこと

一般的に、割く時間が少なければ

少ないほど良いとされます。

 

具体的には、

人数合わせの会議や電話での

勧誘やセールス、上司から突然のヘルプ

命令や業務に関係のない指示や意味のない

接待などです。

 

これらすべては、他人の優先順位につき

あっているということになります。

 

④重要でも緊急でもないこと

原則は発生しないのが望ましいもので

特徴は、目的がないことです。

 

噂話や井戸端会議、惰眠や深酒、

Webサイトの閲覧や掲示板、

テレビ鑑賞などは、ただ時間が

だらだらと無駄に過ぎていきます。

 

気分転換や気晴らしのすべてが無駄だ

というわけではありませんが、

 

ポイントは、

「過剰であるか」

「浪費であるか」

という点を考慮すべきです。

 

総括すると、

優先順位は「重要度」で決めましょう。

「優先順位」=「今は何をやるのか」、

「今は何をやらなくてもいいのか」

を明確にすることです。

 

参考書籍


 

Sam

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Sam

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